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14.05.2012
Folge 322

Rechnungen per Fax und Mail sind -Rechnungen gleichgestellt

Die strengen Regeln des Signaturgesetzes haben lange verhindert, das sich die Rechnung im elektronischen Format durchsetzt. Seit dem Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes am 1. Juli 2011 ist vieles einfacher geworden. Zu verdanken ist dies einem Aspekt des Gesetzes, der in der öffentlichen Diskussion seinerzeit nur wenig Beachtung fand: Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden, sind denen, die per klassischer Briefpost zugestellt werden, gleichgestellt. Deswegen planen viele Unternehmen, ihre Fakturierungsprozesse zu verschlanken und die Prozesskosten zu senken.

Konkret bedeutet dies, dass Rechnungen nun auch per Telefax oder als PDF-Anhang einer E-Mail verschickt werden können. Eine qualifizierte elektronische Signatur, die die Nachvollziehbarkeit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet, ist nicht mehr erforderlich. Damit können nun auch kleine und mittlere Unternehmen, die sich das bislang geforderte Verfahren nicht leisten konnten oder wollten, ihre Faktura optimieren. Der vereinfachte elektronische Rechnungsversand bietet auch Vorteile gegenüber der traditionellen Papier-Rechnung, denn die Zustellung ist nicht nur deutlich schneller, sondern auch transparenter: Das Versandprotokoll einer Fax-Übermittlung verleiht der Sendung den juristischen Status einer per Einschreiben verschickten Rechnung.

Auch beim Rechnungsempfänger können die anfallenden Prozesse vereinfacht werden. Zwar ist dieser nach wie vor verpflichtet zu überprüfen, ob der Absender bekannt ist, ob die berechneten Waren und Dienstleistungen tatsächlich bestellt und geliefert wurden und ob die Rechnung sachlich, formell und rechnerisch korrekt gestellt wurde. Weiterhin bleibt auch die Pflicht bestehen, elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch zu archivieren.

Um das zu automatisieren kann zum Beispiel eine dedizierte Mail-Adresse oder Fax-Nummer für den Rechnungsempfang bereitgestellt werden. Eingehende Rechnungen erhalten hierbei automatisch sprechende Dateinamen, werden nach den gesetzlichen Vorgaben archiviert und direkt an eine Applikation zur automatisierten Rechnungsverarbeitung weitergeleitet. So lassen sich Kosten nachhaltig senken, den laut Deutsche Bank Research/Billentis liegen die Kosten auf Empfängerseite bei 11,60 EUR pro Rechnung.

Zu beachten ist, dass der vereinfachte elektronische Rechnungsdatenaustausch nur in Deutschland gilt. Für den Rechnungsversand im europäischen Ausland sind weiterhin die Anforderungen der beim Empfänger geltenden Gesetzgebung zu beachten. Beim Rechnungsversand in fast alle anderen europäischen Länder ist eine qualifizierte digitale Signatur nach wie vor unerlässlich.

Weitere informationen gibt es zum Beispiel bei Retraus:
http://www.retarus.de



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